Une gestion de projet efficace permet d’atteindre les objectifs en temps et en heure, respecter le budget, tout en maintenant une équipe motivée. Cependant, mener à bien un projet peut s’avérer complexe. Six entreprises sur dix ont déjà connu l’échec, d’après Deloitte. Les causes sont multiples, comme une mauvaise communication interne, des objectifs flous ou des ressources mal utilisées. Focus sur 10 bonnes pratiques à adopter pour réussir haut la main à gérer un projet.
1. Définir des objectifs clairs et mesurables
Selon Deloitte, 44 % des entreprises ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs de temps, de budget ou de qualité. Parmi elles, 15 % n’atteignent aucun de ces objectifs ou mettent un terme au projet.
Pour éviter d’en arriver là, la première étape est de définir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporellement définis). Ils visent à cadrer le projet, tout en gardant une ligne directrice au cours de sa réalisation.
Il est important de les communiquer à toutes les parties prenantes dès le début du projet, puis de s’assurer de leur bonne compréhension. En effet, 35 % des projets dont les exigences sont mal appréhendées par les équipes se soldent par un échec.
2. Planifier le travail
Une fois les objectifs définis, il est nécessaire d’organiser le travail de manière méthodique. Cela implique de :
- Décomposer le projet en tâches plus petites
- Définir les priorités
- Estimer le temps, les ressources nécessaires pour chaque tâche
- Fixer des échéances claires.
L’utilisation d’outils adaptés, comme des logiciels de gestion de projet web, peut faciliter cette étape. Ils permettent notamment de visualiser l’avancement du projet en temps réel.
3. Communiquer régulièrement
La communication est essentielle au succès de tout projet. Elle remplit plusieurs rôles, comme partager les informations importantes, lever les ambiguïtés, maintenir la motivation ou encore prévenir les problèmes potentiels. Des réunions régulières, des points d’étape formels, des canaux de communication informels peuvent contribuer à une communication efficace.
4. Gérer les risques et les imprévus
Même les projets les mieux planifiés peuvent rencontrer des imprévus. Il est donc essentiel de mettre en place un processus de gestion des risques. Le but étant de les identifier, évaluer leur impact potentiel, puis définir des plans d’action pour les atténuer. Il est également crucial de savoir faire preuve de flexibilité, en s’adaptant face aux changements de circonstances. Une révision des plans d’action ou du calendrier s’avère bien souvent indispensable.
5. Suivre les progrès
Un suivi régulier des progrès du projet permet d’évaluer si les objectifs sont atteints, tout en identifiant les éventuels écarts par rapport au plan initial. Pour ce faire, l’utilisation d’indicateurs clés de performance (KPIs) peut être utile. L’idéal est de ne pas attendre la fin du projet pour évaluer sa réussite. Il est préférable de mettre en place des points de contrôle réguliers pour suivre son avancement, mais aussi identifier les axes à améliorer.
6. Motiver l’équipe
Le succès d’un projet dépend en grande partie de l’implication de tous les membres de l’équipe. Pour l’accroître, il faut créer un environnement de travail positif, stimulant, où ils se sentent valorisés, respectés. Le rôle du chef de projet est de :
- Encourager la communication ouverte, la collaboration, la prise d’initiative.
- Reconnaître les réalisations individuelles.
- Célébrer les succès ou les efforts de l’équipe, même les plus petits.
7. Gérer les ressources efficacement
Selon Deloitte, 71 % des projets prennent du retard, dépassent les budgets ou ne sont pas conformes aux spécifications établies. D’où l’importance de bien gérer les ressources, comme le temps, le budget ou les équipements, et ce, tout au long du projet.
Cela implique de :
- Suivre les dépenses.
- Identifier les besoins en ressources supplémentaires.
- S’assurer de leur utilisation optimale.
8. Maîtriser les outils de gestion de projet
Logiciels de gestion de projet, outils de communication collaborative, plateformes de partage de fichiers, outils de suivi du temps… De nombreuses solutions technologiques peuvent optimiser la gestion de projet, en automatisant certaines tâches chronophages (reporting, envois d’alertes, de rappels, attribution des tâches, etc.) Pour être pleinement utiles, elles doivent être adaptées aux besoins spécifiques du projet comme de l’équipe.
9. Continuer à apprendre
Les chefs de projet ont tout intérêt à participer à des formations, conférences ou ateliers pour développer leurs compétences. D’après Adobe Experience Cloud, les 11 talents généralistes ou intuitifs exploitables dans le cadre de la gestion d’un projet sont :
1. La collaboration
4. L’organisation
5. La résolution des problèmes
6. L’esprit d’équipe
8. L’esprit critique
9. La faculté d’adaptation
10. La résolution des conflits
11. La négociation
Autant de pistes de formation à explorer !
10. Adopter une approche agile
La méthode Agile est une approche de gestion de projet populaire mettant l’accent sur la flexibilité, la collaboration, l’adaptation au changement. Elle repose sur une organisation de travail en cycles courts, appelés « itérations » ou sprints, en anglais. Seuls 9 % des projets agiles échouent, contre 29 % des projets traditionnels, reposant sur une approche en cascade (waterfall, en anglais).
Sources :
https://www2.deloitte.com/ca/fr/pages/deloitte-analytics/articles/analyse-previsionnelle-de-projet.html
https://monday.com/blog/fr/gestion-de-projet/le-guide-complet-de-la-gestion-de-projet/
https://business.adobe.com/fr/blog/basics/project-management-skills
