Ordre du jour flou, discussions qui partent dans tous les sens, manque d’organisation, réunions qui s’éternisent... les écueils sont nombreux. Nos recommandations pour que ces rencontres professionnelles qu’elles soient en distanciel ou présentiel restent efficaces et productives.
Les spécificités de la réunion en visioconférence
Avec le développement du télétravail, de nombreux rituels ont dû être réinventés. Les réunions qui se déroulent de plus en plus en ligne n'échappent pas à la règle. À distance, le risque est grand de voir les participants décrocher et en profiter pour traiter leur email en parallèle. Pour garder l’intérêt de tout le monde, il est impératif de privilégier un format court. Les créneaux d'une demi-heure sont recommandés pour une réunion en visioconférence. Si devant un écran l'attention est plus soutenue, c’est aussi plus fatigant. En théorie, les réunions virtuelles au format généralement plus court pourraient laisser penser que les décisions sont prises rapidement. Pas nécessairement. Moins de perturbations dans le déroulement des réunions à distance signifie aussi moins d’échanges informels. Ces différents éléments d'aide à la décision sont parfois ceux dont on peut prendre connaissance autour d'une table en aparté.
Point trop n’en faut !
Deux, trois tunnels de réunions par semaine et qu’en sort-il ? Parfois rien et le travail du jour à terminer. Le phénomène de « réunionite » engendre perte de temps, absentéisme et exaspération. Multiplier les réunions dénote souvent un manque d'organisation au travail ou encore un management défaillant. La première règle pour éviter que vos équipes ne prennent en grippe ces moments de travail collectif est de vous en tenir au minimum. Dans la plupart des cas, une réunion mensuelle suffit.
Définir un objectif précis et s’y tenir
Ces rencontres professionnelles entre différents acteurs d’une organisation sont avant tout des moments privilégiés pour faire le point sur l'avancement d'un dossier, manager des équipes le plus souvent en transversal, annoncer des transformations, former à d'autres outils ou modes d’organisation, échanger des informations, présenter un nouveau projet, etc. Essentielle à la vie d’un service, une réunion répond à un objectif précis qui doit être défini par avance. Rédiger un ordre du jour est indispensable. Celui-ci doit balayer l’ensemble des sujets qui seront abordés et ainsi éviter que les discussions ne partent dans toutes les directions. Si des collaborateurs commencent à s’égarer, ramenez-les doucement au sujet.
Une préparation en amont
Combien de réunions ne mènent à rien à cause d'un manque de préparation en amont ? Quelques jours avant la réunion, prenez soin de convier chacun des participants en l'informant de l'ordre du jour, des objectifs recherchés et du déroulement de la rencontre dans les grandes lignes (rôle de chacun, élément de réponses à présenter…) Rien de pire que les temps morts liés à des participants qui découvrent le sujet. Chacun doit venir bien préparer avec les éléments clés indispensables afin d'entamer les débats et être efficace !
Respecter le timing
Parce que le temps est une notion centrale en management, savoir l’optimiser est un soft skill incontournable pour faire la différence. Une réunion est définie par une heure de début et de fin. Respectez le temps imparti. Même s’il y a des retardataires, commencez la réunion à l’heure. La ponctualité est de rigueur. L’important est de définir ses priorités pour ne pas se perdre dans les détails.
Impliquer chaque participant
Une bonne préparation en amont n’est que la moitié de la bataille. Il faut trouver les moyens d’impliquer et motiver chaque collaborateur à participer activement à la réunion. Pour fédérer une équipe, le secret est de rendre chaque participant acteur. Tout manager doit savoir répartir les prises de parole et encourager l'écoute ainsi que les échanges constructifs. Si l’objectif d’une réunion est de dispenser de l’information, la dernière chose à faire est de faire un monologue pendant une heure et demie. Tout le monde doit participer. Allez chercher les silencieux et recadrez ceux qui parlent trop. Prévoyez également des activités de groupe. Parce que seul on va plus vite, mais ensemble on va plus loin, il est nécessaire de développer des pratiques collaboratives.
Rédiger un compte rendu
Chaque réunion doit faire l'objet d'un ordre du jour, mais ensuite d’un compte-rendu précis et fidèle aux discussions, réflexions et décisions prises au cours de ce moment collectif. Ainsi, rien n'est perdu, tout est consigné. Ce document doit également faire état des actions à mener, avec quelle échéance et qui en sont les responsables.
